Reisekostenrecht

Reisekosten, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufwendet, können vom Arbeitgeber in bestimmten Grenzen steuerfrei erstattet werden. Gleicht der Arbeitgeber die entstandenen Aufwendungen nicht aus, so können die Reisekosten als Werbungskosten in der jährlichen Steuererklärung abgesetzt werden.

Reisekosten können anfallen bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Reisekosten sind

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

• vorübergehend
• außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten
• beruflich

tätig wird.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise

• nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder 
• auf einem Fahrzeug

tätig wird (R. 9.4 Abs. 2 LStR).
Diese Fallgruppe dient lediglich der Klarstellung, dass auch bei Arbeitnehmern, die überhaupt keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, eine lohnsteuerlich begünstigte Auswärtstätigkeit vorliegt. Dieser Gruppe kommt daher keine eigenständige lohnsteuerliche Bedeutung mehr zu.

Fahrtkosten als Reisekosten

Begünstigte Fahrten

Hierbei handelt es sich um Fahrten, die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst sind und die nicht zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stattfinden:

• von der Wohnung/regelmäßigen Arbeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• zwischen mehreren Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Geländes innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses,
• von der Unterkunft in der Nähe der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück,
• Fahrten zwischen der Wohnung und der ständig wechselnden Tätigkeitsstätte (Einsatzwechseltätigkeit – Arbeitnehmer hat keine regelmäßige Arbeitsstätte),
• Fahrten von der Wohnung zum ständig wechselnden Standort, Fahrzeugdepot oder zur Einsatzstelle (Fahrtätigkeit – Arbeitnehmer hat keine regelmäßige Arbeitsstätte),
• Fahrten von der Wohnung zu einem gleich bleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit.

Berechnungsweise der Fahrtkosten

Die Fahrtkosten, die durch die Reisetätigkeit veranlasst sind, können in der tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Dabei werden sowohl die durch die Benutzung eines eigenen Fahrzeuges entstandenen Kosten berücksichtigt, als auch Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Taxi, Flugzeug, etc.).
Wird ein eigenes Kfz benutzt, kann die Höhe der Aufwendungen auf zwei Arten ermittelt werden:

• anteilige Gesamtkosten
  Es sind grundsätzlich die auf die Dienstreisen entfallenden, anteiligen Gesamtkosten zu ermitteln.
  Es kann aber auch vereinfacht auf Basis der Gesamtkosten und Gesamtkilometer eines 12-Monats-Zeitraums ein km-Satz ermittelt werden. Dieser kann solange beibehalten werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Eine Änderung der Verhältnisse kann sich beispielsweise durch Ablauf des Abschreibungszeitraums ergeben, wobei dieser grundsätzlich mit 6 Jahren anzusetzen ist.
• Pauschbeträge
  Statt den tatsächlichen Kfz-Kosten können auch Pauschbeträge angesetzt werden:
  

  Kraftwagen	0,30 €/km
  Motorrad/Motorroller	0,13 €/km
  Moped/Mofa	0,08 €/km
  Fahrrad	0,05 €/km

Bei Erstattung durch den Arbeitgeber sind Beleg- und Nachweispflichten zu beachten.

Verpflegungsmehraufwendungen

Inlandsreise

Der Höhe nach ist der Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten für steuerliche Zwecke berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.
Die Verpflegungsmehraufwendungen betragen kalendertäglich:

• bei einer Abwesenheit von mind. 8 Std. 6 €
• bei einer Abwesenheit von mind. 14 Std. 12 €
• bei einer Abwesenheit von 24 Std. 24 €

Beispiel:
Reise von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr:

Montag 16 Std. d. h.	12 €
Dienstag 24 Std. d. h.	24 €
Mittwoch 12 Std. d. h.	6 €
Insgesamt	42 €

Im Gegensatz zu den Fahrtkosten und Übernachtungskosten sind die Tagesspesen für Verpflegungsmehraufwendungen weiterhin auf drei Monate begrenzt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt allerdings nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur ein bis zwei Tage pro Woche aufgesucht wird.Damit findet auch die Dreimonatsfrist sowie die Begrenzung der Tagesspesen in solchen Fällen keine Anwendung.

Auslandsreise

Bei einer Reise ins Ausland kommen abweichende Verpflegungsmehraufwendungen zum Ansatz. Diese sind von Land zu Land unterschiedlich. Es können bei den Verpflegungsmehraufwendungen (Achtung: Unterschied zu den Übernachtungskosten) nur diese Pauschbeträge geltend gemacht werden. Der Einzelnachweis der Kosten führt nicht zum Abzug höherer Beträge.
Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, "ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird" (R9.6 Abs. 3 LStR 2008). Im Übrigen ist beim Ansatz des Auslandstagegeldes Folgendes zu beachten (R.9.6 Abs. 3 LStR 2008):

• Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.
• Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgeblich. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gelten die für den Hafenort maßgeblichen Tagegelder.

Übernachtungskosten

Inlandsreise

Als Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Sind sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden, können Sie auch geschätzt werden.

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 % (Inland = 4,80 €),
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (Inland = jeweils 9,60 €)des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags (auch wenn aufgrund des Einzelnachweises abgerechnet wird) für Verpflegungsmehraufwendungen (Inland: 24 €) bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Beispiel:
Inlandsreise: Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis 100 €. Die Übernachtungskosten betragen somit 100 € ./. 4,80 € ./. 9,60 € ./. 9,60 € = 76 €.

• Wegfall der Drei-Monats-Frist mit den LStR 2008: Die in den LStR 2007 noch enthaltene Drei-Monats-Frist für längerfristige Auswärtseinsätze ist durch die neuen Reisekostenbestimmungen ersatzlos entfallen (mit Ausnahme bei den Verpflegungsmehraufwendungen, siehe oben). Damit werden Auswärtstätigkeiten ab dem vierten Monat nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Daher können Übernachtungskosten auch länger als drei Monate steuerlich geltend gemacht werden bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Auslandsreise

Für Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 %,
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Beispiel:
Auslandsreise nach Frankreich (außer Paris):  Hotelrechnung mit Tagungspauschale  (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis 100 €. Pauschale Verpflegungsmehraufwendung für Frankreich: 39 €. Die Übernachtungskosten betragen somit 100 € ./. 7,80 € ./. 15,60 € ./. 15,60 € ./. = 61 €.

• Die Arbeitgebererstattung:
  Der Arbeitgeber hat das Wahlrecht entweder die tatsächlichen Kosten aufgrund des Einzelnachweises geeigneter Belege bzw. die Auslandspauschbeträge, die von Land zu Land unterschiedlich sind, (siehe dazu die Länderliste Reisekosten 2009 (BMF Schreiben vom 17.12.2008 IV C 5-S2353/08/10006IV C 6 – S 2145/08/100001) am Ende dieses Kapitels) zu erstatten.
  
• Wegfall der Drei-Monats-Frist
• Bei Werbungskostenabzug nur mehr Einzelnachweis möglich

Reisenebenkosten

Diese können sein:
Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Taxis am Reiseort, Unfallkosten auf der Reise, Straßenbenutzungskosten wie Mautgebühren, Fährkosten, Telefongebühren, Kosten für Garage und Parkplatz, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck. Die Reisenebenkosten sind in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten absetzbar, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.